Það getur verið pirrandi að handskrá inn gögn, sérstaklega þegar aðeins þarf að skrá gögn í aðra hverja sellu.
Segjum sem svo að þú sért með lista þar sem nöfn koma fram með óreglulegum hætti og bil þar á milli, þegar umrætt nafn á að vera í öllum auðum sellum, eins og sjá má á sjámyndinni að neðan:
Þetta er auðvitað lítið dæmi sem auðvelt væri að laga handvirkt. En það er annað mál með risavaxin skjöl.
Til að setja nöfnin að ofan í cellurnar fyrir neðan þarf að fylgja eftirfarandi skrefum:
1. Velja sellur A2:A22 (eða þær sellur sem við á, ef um stærra skjal er að ræða) með músinni.
2. Velja F5 og smella á Special.
3. Velja Blanks og smella á OK.
4. Skrifa “=” í valda sellu, ýta á örina upp á lyklaborðinu og halda CTRL takkanum inni á meðan ýtt er á Enter.
Og sjá, taflan hefur verið fyllt:
Þannig setur Excel alltaf það sem er fyrir ofan viðkomandi sellu inn, aðeins í þær sellur sem eru auðar.
Ef vinna á svo úr þessum gagnagrunni, er gott að velja allar sellurnar í A dálkinum, ýta á CTRL+C (Copy) og svo hægrismella og velja Paste special og Values áður en lengra er haldið, til að eyða formúlunni =[sella fyrir ofan], sem gæti ruglað vinnslu gagnagrunnsins.
Látið vita í athugasemdum ef eitthvað er óljóst.