Gagnatöflur (e. Data tables) eru gott tól í Excel þegar vinna þarf með tölulegar niðurstöður í Excel. Töflurnar eru sérstaklega hjálplegar þegar athuga þarf hvaða áhrif breytingar á forsendum útreikninga hafa á niðurstöður, oft kallað næmnigreining forsendna.
Setjum upp einfalt dæmi sem leggur saman tvær tölur A og B og notar síðan gagnatöflu til að athuga hver niðurstaðan yrði miðað við mismunandi gildi á A og B.
Byrjum á að setja inn gildi fyrir A og B og leggjum tölurnar saman í reit. Því næst er sá reitur sóttur í hentugan reit til að byrja setja upp gagnatöfluna.
Mynd 1
Það þarf að gera sér í hugarlund hvernig taflan á að líta út og eru þau gildi sem taflan á að ná til (brúa skalann) fyllt hægra megin við og niður af reitnum sem niðurstaðan var sótt í (græna reitnum). Síðan þarf að velja allt svæðið eins og sýnt er hér í Mynd 2 áður en taflan er búin til.
Mynd 2
Athuga þarf að ekki er að hægt að sækja reitina með innslegnu gildin (eins og t.d. C2 og C3 hér að ofan) í skalann sem taflann á að ná til. Hef ekki Googlað ástæðuna en gildin verða að vera harðstimpluð inn eða afleidd af harðstimpluðum gildum sem ekki tengjast útreikningum (eins og reitur með ótengt “harðstimplað gildi” +1) svo allt virki sem skyldi. Til að stilla töfluna af er gott að harðstimpla gildi á miðjum báðum ásunum og vinna út frá þeim (t.d. “reitur + 1” / “reitur – 1”)
Því næst er farið á Data flipann í flipavalmyndinni, “What if Analysis” valið og “Data table”.
Mynd 3
Þá kemur upp gluggi sem biður um gildi. Þá er bara að velja í “Row input cell” þau gildi sem eiga að renna út raðir og í “Column input cell” þau gildi sem eiga að renna niður dálka.
Mynd 4
Þegar OK er valið þá fyllist gagnataflan af niðurstöðum (samlagningargildum í þessu tilfelli) sem taka mið af breytilegum gildum A og B eins og stimplað var inn í skala/ása töflunnar.
Taflan ætti að fyllast eins og appelsínugula svæðið gefur til kynna.
Mynd 5
Þannig gefur reitur F6 til kynna gildi A+B þegar A=3 og B=13 eða útkomuna 16.
Svona næmnigreining getur verið mjög hentug/nytsamleg þegar útreikningar flækjast og vilji er til að skoða áhrif breytinga á forsendum á niðurstöðu útreikninga. Svona gagnatafla gæti t.d. verið gagnleg til að skoða áhrif mismunandi skattprósentu og mismunandi heildarlauna á útborguð laun, þar sem skattprósenta gæti komið í stað A gilda en heildarlaun í stað B gilda á skala töflunnar.