Flokkun og síun á gögnum er gerð einföld með innbyggðu tóli í Excel. Um er að ræða gagnasíuna (e. data filter) sem er að finna á „Data“ flipanum undir takkanum „Filter“.
Til dæmis er útbúinn listi til þess að vinna með og sá listi valinn eins og á neðangreindri mynd, með dálkaheitum. Í dæminu er verið að vinna með nemendur sem eru í mismunandi bekkjum og prófniðurstöður þeirra. Ætlunin er að flokka nemendur eftir í fyrsta lagi bekk númer 3 og svo þá nemendur í bekk númer 3 sem eru með meðaleinkunn yfir 5,0.
Mynd 1
Með listann valinn eins og á myndinni er farið á „Data“ flipann og smellt á „Filter“ takkann.
Mynd 2
Þá birtast niðurvísandi örvar í dálkaheitin og gagnasíunartólið tilbúið til úrvinnslu.
Mynd 3
Nú snúast hlutirnir um það hvernig ætlunin er að sía gögnin. Byrjum fyrst á því að stilla upp listanum miðað við þá sem eru í bekk númer 3. Smellt er á örina við dálkaheitið „Bekkur“ og bekkur númer 3 valinn í listanum og smellt á „OK“ (Listinn er í grunninn með hakað við alla dálka en hægt er að afhaka alla dálka í einu með því að afhaka „(Select All)“). Við þessa aðgerð er listinn uppfærður þannig að eingöngu þeir sem eru í bekk númer 3 birtast.
Mynd 4
Því næst er smellt á örina við dálkaheitið „Meðaleinkunn“ en nú er farið í „Number Filters“ og af því að við ætlum að finna meðaleinkunn yfir 5,0 er valið „Greater Than…“. Setjum þá inn gildið 5 í hægri dálk í efri línu og smellum á „OK“ (Hægt er að bæta viðbótarskilyrðum við með seinni línu en skilja hana eftir tóma í þessu dæmi).
Mynd 5
Við þessa aðgerð ættu þeir aðilar sem eru í bekk númer 3 og með meðaleinkunn yfir 5,0 að birtast eingöngu og listinn þar með síaður eftir okkar óskum.
Mynd 6
Við það að breyta skilyrðum undir ör við dálkaheiti breytist örvamerkið í trektarmerki. Þetta merki gefur til kynna að verið er að sía eftir skilyrðum í viðkomandi dálki. Til þess að „afsía“ viðkomandi dálk er smellt á trektina og valið „Clear Filter From *dálkaheiti*“. Til þess að fá listann í upprunalegt horf með einni aðgerð er listinn (síaður eður ei) valinn með dálkaheitum og Filter takkinn valinn á Data flipanum á ný (takkinn fer úr því að vera inngrafinn í upprunalega stöðu).
[wpdm_file id=63]
Hér er svo skjalið sem er grunnur myndanna.