jún 152011
 

Það getur verið pirrandi að bæta við gögnum í töflu og þurfa í kjölfarið að uppfæra hvert graf, sem tjáir töfluna. Hljómar eins og tvöföld vinna.

En þetta þarf ekki að vera þannig. Það er flóknara en það hljómar að láta graf uppfærast sjálfkrafa, en það er hægt, eins og flest allt, í Excel. Hér að neðan eru leiðbeiningar og sýniskjal.

Segjum sem svo að þú viljir fylgjast með þyngd þinni með hjálp Excel. Þú vilt setja dagsetningar í B dálkinn og þyngdina í C dálkinn. Höldum A dálkinum fyrir formúlur. Hér eru þau skref sem þarf að taka:

1. Ritaðu heiti dálkanna í röð 1. Í þessu tilviki: „Dags.“ í B dálkinn og „Þyngd“ í C dálkinn.

2a. Skráðu nokkrar dagsetningar í B dálk og nokkrar þyngdir í C dálk.
2b. Gerðu graf fyrir það sem komið er og stilltu útlit þess eins og þú vilt.
2c. Vistaðu skjalið undir lýsandi nafni (t.d. sjálfvirkt graf.xlsx).

3. Til að finna hversu margar sellur eru í notkun þarf að gera eina sellu með formúlu fyrir hverja mælieiningu. Í þessu tilviki tvær: Dags. og Þyngd.
3-1. Formúlan fyrir Dags. er =“Sjálfvirkt!B2:B“&COUNTA(B:B). Formúlan skráir Heiti skjalsins (Sjálfvirkt), hvar talning dagsetninganna hefst (B2) og svo fyrri hlutann þar sem hún endar (B). CountA(B:B) telur svo allar sellur í B dálkinum sem ekki eru auðar eða hvar dagsetningarnar enda.
3-2. Formúlan fyrir Þyngd er =“Sjálfvirkt!C2:C“&COUNTA(B:B) og virkar eins og fyrir Dags., nema hún telur áfram fjölda dagsetninga skráðra, til að koma í veg fyrir rangt graf sé misræmi í skráðum gögnum.

4. Næsta skref er að skrá sellurnar sem nöfn. Það er gert með því að fara í Formulas → Name Manager → New.
4-1a. Í Name skráirðu verðugt heiti á formúlunni. Heitið má ekki innihalda íslenska stafi. Dags. og Thyngd eru ágæt og lýsandi. Við byrjum á Dags.
4-1b. Comment má skilja eftir tómt.
4-1c. Í Refers to kemur aðal atriðið. Þar skráirðu =INDIRECT(Sjálfvirkt!$A$1). Indirect formúlan tekur innihald formúlu og lítur á hana sem raunverulegt gildi. Þannig breytist INDIRECT(Sjálfvirkt!$A$1) í raun og veru í það sem stendur í A1 sellunni eða Sjálfvirkt!B2:B11, sem eru þær sellur sem innihalda dagsetningar.
4-2a. Name: Fyrir Þyngdina skráirðu Thyngd.
4-2b. Comment má skilja eftir tómt.
4-2c. Fyrir þyngdina: =INDIRECT(Sjálfvirkt!$B$1).

5. Að lokum er hægrismellt á grafið og Select Data valið.
5-1. Í Series er Þyngd valin og Edit. Í Series Values er nafn skjalsins skráð ásamt nafn þyngdarinn í nafnagrunninum (sjá skref 4-2a) – Thyngd. Dæmi um gildi: =’sjálfvirkt graf.xlsx’!thyngd. Því næst er OK valið.
5-2. Í Category er ýtt á Edit. Í Axis label range er það sama gert fyrir dagsetningarnar. T.d. =’sjálfvirkt graf.xlsx’!dags. OK valið og OK aftur.

Að þessu loknu á grafið að vera dínamískt (uppfærast sjálfkrafa). Þú getur þannig skráð dagsetningar og þyngdir að vild og grafið helst uppfært, sama hversu mörg gildi eru inni. Sömuleiðis minnkar grafið ef þú eyðir dagsetningum og þyngdum.

Þetta er aðeins lítið dæmi. Þessa stundina er ég að vinna í skjali sem inniheldur yfir 30 gildi sem þurfa að uppfærast sjálfkrafa.

Niðurstöður vinnslunnar, sem lýst er hér að ofan, má finna í skjalinu hér að neðan.

  2 Responses to “Sjálfvirkt línurit”

  1. Drullutöff.
    Taflan þarf væntanlega alltaf að byrja í línu 1 svo að talningin komi rétt út…
    Líka hægt að forma töfluna sem …töflu („Format as Table“).

    • Jú, hún þarf að byrja í línu 1 og gögn vera skráð í hverja línu.

      Það er hægt að gera einfalda útgáfu í Table, já. En um leið og formúlur sem búa til eyðu („“) eru settar inn þá virkar Table ekki nógu vel, þar sem hún telur eyður sem skráða sellu.

      Einnig gengur tafla ekki til baka, þeas ef þú eyðir nokkrum röðum þá helst stærð töflunnar áfram og grafið verður autt á köflum.

 Leave a Reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

(krafist)

(krafist)

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.